Optimisez votre impact : Une assemblée publique

Comment organiser une assemblée publique en personne ou virtuelle avec des candidats à l’élection

Qu’est-ce qu’une assemblée publique?

Une assemblée publique est une occasion pour les défenseurs de la recherche et de l’innovation en santé de rencontrer les candidats qui se présentent dans la circonscription de leur institution, organisation ou entreprise de recherche et de faire progresser le plaidoyer sur la recherche et l’innovation, de sensibiliser les candidats aux avantages sociaux et économiques de la recherche en santé et de l’innovation en santé au Canada, et de jeter les bases des relations futures avec les candidats qui seront élus comme députés.

Comment préparer une assemblée publique

Commencez tôt et programmez l’événement pour qu’il ait lieu dans les deux dernières semaines de la campagne électorale.
Déterminez le but de l’assemblée publique.
Déterminez une plage de dates pour l’assemblée.
Identifiez les candidats de votre circonscription, les partenaires potentiels, les commanditaires et les principales personnes-ressources.
Créez un petit comité de planification formé de représentants d’organisations aux vues similaires qui :

Communiquera avec tous les candidats et les équipes de campagne.
Développera un thème principal pour l’événement.
Élaborera un plan de communications portant notamment sur la sensibilisation de la communauté, les médias et les médias sociaux, la désignation des contacts médias et des porte-parole.
Assurera la liaison avec les équipes de campagne des candidats pour décider de la date, de l’heure et de la durée de l’événement, d’un scénario et d’une période de questions.
Préparera un budget.
Vérifiera les directives et les mandats de la santé publique de votre communauté concernant la tenue d’événements en personne et de rassemblements publics pour décider s’il est possible de tenir une assemblée publique en personne ou s’il vaut mieux la tenir en mode virtuel
Si vous décidez de tenir votre assemblée publique en personne, vous devrez réserver un endroit et organiser la logistique (aménagement de la salle, audiovisuel, etc.)
Si vous décidez de la tenir virtuellement, vous devrez trouver une plateforme virtuelle appropriée. Comme il y a plusieurs options, attendez-vous à devoir consacrer du temps à la recherche et à l’essai de différentes plateformes. Après avoir fait votre choix, vous devrez organiser la logistique et régler les détails techniques (inscription en ligne, instructions de connexion, résolution des problèmes, etc.).
Identifiera un animateur pour le panel de candidats qui veillera à ce que l’événement respecte l’horaire et se termine à l’heure prévue tout en gérant la discussion et la période de questions.
Approuvera tout le matériel de l’événement, y compris les communiqués de presse et les messages.
Sera en contact fréquent avec le personnel de campagne qu’il tiendra au courant du déroulement de l’événement.

Pendant l’assemblée publique

Assurez-vous que les questions clés sont posées aux candidats en ce qui concerne les priorités pour le secteur de la recherche en santé et de l’innovation en santé.
Attribuez des questions non partisanes au président et/ou aux membres du comité qui participent à l’événement en personne ou virtuel.
Fournissez aux candidats, en personne ou par courriel, la documentation pertinente comprenant les messages importants, les témoignages de patients et les coordonnées des organisateurs de l’assemblée publique.

Suivi

Envoyez des lettres de remerciement aux candidats et indiquez les coordonnées d’une personne à contacter pour le suivi.
Préparez une lettre au rédacteur en chef du journal local sur l’événement.
Préparez un sommaire du rapport de l’assemblée publique qui comprend les prochaines étapes et distribuez-le aux parties prenantes et aux décideurs de politiques.

Éléments à considérer

Une assemblée publique est une occasion pour les membres du milieu de la recherche en santé et de l’innovation en santé de participer au processus électoral et d’exercer une certaine influence politique auprès des futurs députés.

Il est toutefois important de tenir compte des défis liés à la tenue d’une assemblée publique. Il peut être difficile de rassembler tous les candidats en un même moment et la spontanéité d’un grand événement public en personne ou virtuel peut entraîner des résultats imprévus.

Exemple d’un ordre du jour d’une assemblée publique

Mot de bienvenue et présentations
Aperçu de la question : l’animateur présente un aperçu de l’état de l’entreprise de la recherche en santé / du secteur de la santé et des biosciences et présente les défis
Points de vue sur les défis : l’animateur et les candidats présentent leurs points de vue ou leurs commentaires sur les défis
Apport/interaction des participants : l’animateur invite les participants à poser des questions sur les défis
PAUSE
Points de vue sur les propositions pour relever les défis : l’animateur et les candidats donnent leur avis et leurs idées politiques et font part de leurs engagements s’ils sont élus
Apport/interaction des participants : l’animateur sollicite des questions sur les propositions
Discussion ouverte avec le panel sur les prochaines étapes : l’animateur interagit avec le panel pour tenter de connaître les mesures différentes/communes qu’entendent prendre les candidats, s’ils sont élus, pour relever les défis des milieux de la recherche en santé et de l’innovation en santé.
Sommaire : l’animateur résume les points de vue des candidats et leurs engagements s’ils sont élus, puis il met fin à l’assemblée.